Strategi för digitaliseringsvägar

De så kallade digitaliseringsvägarna lanserades våren 2020. De var och är utgångspunkten för ett effektivt genomförande av lagen om tillgång till internet (Online Access Act, OZG). Digitaliseringsvägarna anpassas ständigt till växande ramvillkor och utmaningar. De utgör grunden för ett dynamiskt tillhandahållande av onlinetjänster i Nordrhein-Westfalen och i hela landet – i linje med principen ”en för alla” (EfA-principen).

Digitaliseringsvägar beskriver både en organisations- och fabriksbaserad processmodell och bygger på fyra maximer:

Dynamisering: Erbjuda alla administrativa tjänster i tjänstekatalogen (LeiKa) som referensimplementering i WSP.NRW – digital och samanvändbar som ett erbjudande om samanvändning för alla (EfA-samanvändning).
Marknadstäckning och användaracceptans: Digitala företagstjänster inom den offentliga sektorn motsvarar i utseende och hantering (utseende och känsla) användarnas vardag i form av en intuitiv användarvägledning. Dessutom utvecklas efterfrågeorienterade minimilivskraftiga produkter (MVP).

• Kostnadseffektivitet: Exponentiell minskning av digitaliseringsarbetet från prestanda till prestanda.
  Systematisering och standardisering: Utveckling av erfarenheten från NRW till en rikstäckande återanvändbar processmodell samt en tvärformatsstandardisering i formbyggaren.

Ministeriet för ekonomi, industri, klimatskydd och energi (MWIKE) deltar i genomförandet av respektive LeiKa-tjänster som en del av digitaliseringsvägarna. Detta är viktigt för att kunna tillhandahålla onlineformulär i WSP.NRW som är tekniskt korrekta och anpassade till informationskraven för specialistutförandet.

För samordning och gränsöverskridande samarbete inrättades styrgrupper för alla framväxande frågor och man enades om datum för Jour Fixe med ett tvärvetenskapligt tillvägagångssätt. Olika aktörer är kontinuerligt involverade: Specialistfängelser, statliga och federala organisationer i handelskamrarna samt föreningar, såsom Association of Free Professions NRW och Federal Association of Free Professions e.V. samt andra relevanta intressenter, såsom FITKO, KoSIT, etc.

I samband med det tekniska förtydligandet samlas information in om respektive paket av tjänster som är av grundläggande betydelse för den tekniska/objektiva utformningen och konfigurationen, för den efterföljande integreringen samt för formulärens funktionalitet i WSP.NRW. För första gången stöds MWIKE av företrädare för den specialiserade förvaltningen (behöriga organ).

Den preliminära fasen är indelad i insamling av olika och separata uppgifter. De fördefinierade och standardiserade resultatdokumenten fylls i tillsammans med utvalda specialistkontaktpartners. Resultatdokumenten kallas ”grundläggande förtydligande” och ”tekniskt förtydligande”.

Efter den inledande fasen kan ovanstående information nu utvärderas professionellt och tekniskt. IT-tjänsteleverantörerna och den tekniska kontaktpersonen för MWIKE har ett nära samarbete med specialistavdelningen för att skapa en tekniskt och juridiskt giltig blankett. Detta bör vara begripligt för användarna och ta hänsyn till de särskilda behoven hos specialistutförandet, dvs. inkludera anpassade onlinelösningar för ett specialiserat tjänstepaket. Genom den information som erhålls i för- och formulärkonfigurationsfasen kan nödvändiga datafält och applikationsrelaterade bevis definieras i användararbetsflödet.

Formulären är utformade med formulärhanteringsverktyget ”GovForms” på lågkodsnivå och konfigurerade i samma steg. De ansvariga organen är kontinuerligt involverade i digitaliseringsprocessen när formuläret skapas. I kravverkstäderna sker ett utbyte med de tekniska kontaktpersonerna. Grunden för detta är den information som samlats in i förväg. Alla individuella krav för formuläret diskuteras och noteras här. Dessa kan sedan anpassas till de sökandes och den offentliga förvaltningens särskilda behov. Denna första prototyp överträffar också de enkla funktionerna i en klassisk PDF-form.

Den gemensamt utvecklade formen kommer att undersökas intensivt igen, i nära samordning med specialistavdelningen. Vid denna tidpunkt har formuläret redan integrerats i en testmiljö som är representativ för WSP.NRW. För en slutlig teknisk kontroll, den slutliga valideringen, presenteras den för specialistutförandet. Presentationen kommer att ske i ett gemensamt möte med MWIKE:s tekniska kontaktperson och IT-tjänsteleverantör. Vid denna tidpunkt kan slutliga nödvändiga justeringar göras. När denna kontroll har slutförts kan formuläret integreras i WSP.NRW och kopplas till alla nödvändiga stödtjänster (t.ex. betaltjänsten eller den tekniska tilldelningen av ansökan till den sakligt och lokalt behöriga myndigheten: biljettsystem osv.).

Formulärprototypen är konfigurerad i lågkodsformulärhanteringssystemet (Low-Code-FMS) GovForms/form.io. Konfigurationen är därför oberoende av integreringen av formuläret i WSP.NRW och bestämmelsen om delning. Denna strategi för digitalisering av onlinetjänster är effektivitetshöjande. Endast under integrationen infogas formuläret i mikrotjänstarkitekturen i WSP.NRW. Den är berikad med alla nödvändiga komponenter som är nödvändiga för mediefri användning av onlinetjänsten. Denna berikning omfattar bland annat identifiering och autentisering med hjälp av ELSTER ID eller via tjänstekontot.NRW eller anslutning till ePayment-gränssnittet för ePayBL för att möjliggöra betalning av den administrationsavgift som ska betalas.

Innan onlinetjänsten slutligen aktiveras i WSP.NRW finns det ett annat integrationstest. Digitaliseringsprocessen upprepas i samband med utbyggnaden med de deltagande federala staterna och former utvecklas i flera iterationsslingor till respektive landsspecifika problem. Omfattningen av den framtida formen för den första digitaliseringen bestäms av det iterativa tillvägagångssättet. Detta innebär att formen är en minsta livskraftig produkt (MVP), som ständigt förbättras i de efterföljande utvecklingscyklerna.

De ovan nämnda maximerna för processmodellen observeras i alla processsteg i digitaliseringslinjerna. De federala kraven för onlinetjänsten är således uppfyllda: både i digitaliseringen av onlinetjänsterna, där specialistexekveringen samarbetar, samt i den professionella-juridiska preliminära analysen av LeiKa-tjänsterna som ska digitaliseras.