Aanpak van digitaliseringswegen

De zogenaamde “digitaliseringswegen” zijn in het voorjaar van 2020 van start gegaan. Zij waren en zijn het uitgangspunt voor een efficiënte implementatie van de Wet Online Toegang (OZG). De digitaliseringswegen worden voortdurend aangepast aan de toenemende randvoorwaarden en uitdagingen. Zij vormen de basis voor een dynamisch aanbod van onlinediensten in Noordrijn-Westfalen en het hele land – in overeenstemming met het één-voor-alle-beginsel (EfA-beginsel).

Digitization roads describe both an organizational and factory-based process model and are based on four maxims:

• Dynamisatie: Alle administratieve diensten van de dienstencatalogus (LeiKa) aanbieden als referentie-implementatie in het WSP.NRW – digitaal en co-usable als een aanbod van één voor allen co-use (EfA co-use).
• Marktdekking en gebruikersacceptatie: We hebben een aantal aanbieders voor Hand entsprechen in Aussehen und Handhabung (look and feel) voor je op een rij gezet: Alltag der Nutzenden im Sinne einer intuitiven Nutzungsführung. Daarnaast worden vraaggerichte minimumlevensvatbare producten (MVP) ontwikkeld.
• cost-effectiveness: Exponentiële reductie van de digitaliseringsinspanning van performance naar performance.
  Systematisatie en standaardisatie: Ontwikkeling van de ervaring van NRW naar een landelijk herbruikbaar procesmodel en een cross-format standaardisatie in de form builder.

Het ministerie van Economische Zaken, Industrie, Klimaatbescherming en Energie (MWIKE) is betrokken bij de uitvoering van de respectieve LeiKa-diensten als onderdeel van de digitaliseringswegen. Dit is belangrijk om online formulieren in het WSP.NRW te kunnen verstrekken die technisch correct zijn en aangepast aan de informatievereisten van de specialistische uitvoering.

Voor coördinatie en grensoverschrijdende samenwerking werden stuurgroepen opgericht voor alle opkomende kwesties en werden Jour Fixe-data overeengekomen met een interdisciplinaire aanpak. Er zijn voortdurend verschillende actoren bij betrokken: Gespecialiseerde gevangenissen, staats- en federale organisaties van de kamers van koophandel en van verenigingen, zoals de Vereniging van Vrije Beroepen NRW en de Federale Vereniging van Vrije Beroepen e.V., evenals andere relevante belanghebbenden, zoals FITKO, KoSIT, enz.

In de loop van de technische verduidelijking wordt de informatie over de respectieve dienstenbundel verzameld die van fundamenteel belang is voor de technische/objectieve opzet en configuratie, voor de daaropvolgende integratie en voor de functionaliteit van de formulieren in het WSP.NRW. Voor het eerst wordt het MWIKE ondersteund door vertegenwoordigers van de gespecialiseerde administratie (bevoegde instanties).

De voorbereidende fase is onderverdeeld in het verzamelen van verschillende en afzonderlijke informatie. De vooraf gemaakte en gestandaardiseerde resultaatdocumenten worden samen met geselecteerde gespecialiseerde contactpartners ingevuld. De resultaatdocumenten worden “fundamentele verduidelijking” en “technische verduidelijking” genoemd.

Na de voorbereidende fase kan de bovenstaande informatie nu professioneel en technisch worden geëvalueerd. De IT-dienstverleners en de technische contactpersoon van MWIKE werken nauw samen met de gespecialiseerde afdeling om een technisch en rechtsgeldig formulier te creëren. Dit moet begrijpelijk zijn voor de gebruikers en rekening houden met de specifieke behoeften van de gespecialiseerde uitvoering, d.w.z. aangepaste onlineoplossingen van een gespecialiseerde dienstenbundel omvatten. Aan de hand van de informatie die in de pre- en formulierconfiguratiefase wordt verkregen, kunnen vereiste gegevensvelden en toepassingsgerelateerd bewijsmateriaal in de gebruikersworkflow worden gedefinieerd.

De formulieren zijn ontworpen met de tool voor formulierbeheer “GovForms” op laagcodeniveau en in dezelfde stap geconfigureerd. De verantwoordelijke instanties worden continu betrokken bij het digitaliseringsproces bij het maken van het formulier. In requirements workshops vindt een uitwisseling plaats met de technische contactpersonen. De basis hiervoor is de vooraf verzamelde informatie. Alle individuele vereisten voor het formulier worden hier besproken en genoteerd. Deze kunnen vervolgens worden aangepast aan de specifieke behoeften van aanvragers en het openbaar bestuur. Dit eerste prototype overtreft ook de eenvoudige functies van een klassieke PDF-vorm.

Het gezamenlijk ontwikkelde formulier zal opnieuw intensief worden onderzocht, in nauwe samenwerking met de gespecialiseerde afdeling. Op dit moment is het formulier al geïntegreerd in een testomgeving die representatief is voor het WSP.NRW. Voor een laatste technische controle, de definitieve validatie, wordt het gepresenteerd aan de gespecialiseerde uitvoering. De presentatie vindt plaats in een gezamenlijke afspraak met de technisch contactpersoon en de IT-dienstverlener van MWIKE. Op dit punt kunnen definitieve, noodzakelijke aanpassingen worden gemaakt. Zodra deze controle is voltooid, kan het formulier worden geïntegreerd in het WSP.NRW en worden gekoppeld aan alle noodzakelijke nevendiensten (bv. de betalingsdienst of de technische toewijzing van de aanvraag aan de feitelijk en lokaal bevoegde autoriteit: ticketsysteem, enz.).

Het formulierprototype is geconfigureerd in het low-code formulierbeheersysteem (Low-Code-FMS) GovForms/form.io. Daarom is de configuratie onafhankelijk van de integratie van het formulier in het WSP.NRW en de voorziening voor delen. Deze aanpak van de digitalisering van onlinediensten is efficiëntiebevorderend. Alleen tijdens de integratie wordt het formulier ingevoegd in de microservicearchitectuur van het WSP.NRW. Het is verrijkt met alle noodzakelijke componenten die nodig zijn voor mediavrij gebruik van de online dienst. Deze verrijking omvat onder meer de identificatie en authenticatie door middel van ELSTER ID of via de serviceaccount.NRW of de verbinding met de ePayment-interface van ePayBL om de betaling van de verschuldigde administratiekosten mogelijk te maken.

Voordat de online service eindelijk wordt geactiveerd in de WSP.NRW, is er nog een integratietest. Het digitaliseringsproces wordt herhaald in het kader van de uitrol met de deelnemende deelstaten en formulieren worden ontwikkeld in verschillende iteratieloops naar de respectieve landspecifieke problemen. De reikwijdte van de toekomstige vorm voor de eerste digitalisering wordt bepaald door de iteratieve aanpak. Dit betekent dat de vorm een minimaal levensvatbaar product (MVP) is, dat voortdurend wordt verbeterd in de daaropvolgende ontwikkelingscycli.

De bovenvermelde maximen van het procesmodel worden in alle processtappen van de digitaliseringslijnen in acht genomen. Er wordt dus voldaan aan de federale vereisten voor de onlinedienst: zowel bij de digitalisering van de online diensten, waarbij de specialistische uitvoering wordt meegewerkt, als bij de professioneel-juridische voorafgaande analyse van de te digitaliseren LeiKa diensten.