Approche des routes de la numérisation

Les «routes de la numérisation» ont été lancées au printemps 2020. Ils ont été et sont le point de départ d'une mise en œuvre efficace de la loi sur l'accès en ligne (LAI). Les routes de la numérisation sont constamment adaptées aux conditions-cadres et aux défis croissants. Elles jettent les bases d’une fourniture dynamique de services en ligne en Rhénanie-du-Nord-Westphalie et dans toute l’Allemagne, conformément au principe «un pour tous» (EfA).

Les lignes de numérisation décrivent à la fois un modèle de processus basé sur l'organisation et un modèle de processus basé sur l'usine et s'inspirent de quatre maximes:

• Dynamisation: Offre de toutes les prestations administratives du catalogue de prestations (LeiKa) en tant que mise en œuvre de référence dans le WSP.NRW – numérique et coutilisable en tant qu’offre de coutilisation «un pour tous» (EfA).
• Couverture du marché et acceptation par les utilisateurs: Les services économiques numériques du secteur public correspondent au quotidien des utilisateurs en termes d'apparence et de manipulation (look and feel) dans le sens d'une gestion intuitive de l'utilisation. De plus, les produits minimum viables (MVP) sont adaptés aux besoins.
• Rentabilité: Réduction exponentielle des efforts de numérisation de la performance à la performance.
• Systématisation et standardisation: Développer l'expérience de la Rhénanie-du-Nord-Westphalie en un modèle de procédure réutilisable à l'échelle nationale ainsi qu'une standardisation multiformats dans la boîte à formulaires.

Le ministère de l'économie, de l'industrie, de la protection du climat et de l'énergie (MWIKE) associe les autorités compétentes à la mise en œuvre des prestations LeiKa respectives dans le cadre des routes de numérisation. Ceci est important pour pouvoir fournir des formulaires en ligne techniquement corrects et adaptés aux besoins d'information de l'application spécialisée dans le WSP.NRW.

Pour la coordination et la coopération transnationale, des groupes de pilotage ont été constitués sur toutes les questions émergentes et des rendez-vous Jour Fixe avec une approche interdisciplinaire ont été convenus. Différents acteurs sont impliqués en permanence: Exécution professionnelle, organisations régionales et fédérales des chambres de commerce ainsi que d'associations telles que l'Association des professions libérales de Rhénanie-du-Nord-Westphalie et l'Association fédérale des professions libérales ainsi que d'autres parties prenantes pertinentes, telles que FITKO, KoSIT, etc. Après cela, le travail commence dans les rues de la numérisation.

Lors de l'examen préalable technique, les informations qui ont une importance fondamentale pour la conception et la configuration technique/spéciale, pour l'intégration ultérieure ainsi que pour le fonctionnement des formulaires dans le WSP.NRW sont collectées pour chaque ensemble de prestations. Pour la première fois, le MWIKE est assisté par des représentants de l'exécution technique (organismes compétents).

La phase préliminaire se divise en une collecte d'informations distinctes et dissociables. Les documents de résultats établis et standardisés à l'avance sont remplis avec des interlocuteurs spécialisés sélectionnés. Les documents de résultats sont dénommés «déclaration de base» et «déclaration technique préalable».

Après la phase préliminaire, les informations ci-dessus peuvent maintenant être évaluées techniquement et techniquement. Les prestataires de services informatiques et l'interlocuteur technique du MWIKE travaillent en étroite collaboration avec l'application technique pour établir un formulaire techniquement et juridiquement valide. Celui-ci doit être compréhensible pour les utilisateurs et tenir compte des besoins concrets de l'application spécialisée, c'est-à-dire inclure des solutions en ligne adaptées d'un ensemble de prestations spécialisées. Les informations obtenues lors de la phase de pré-configuration et de configuration des formulaires permettent de définir les champs de données requis et les justificatifs liés à la demande dans le flux de travail utilisateur.

Les formulaires sont conçus au niveau low-code à l’aide de l’outil de gestion des formulaires «GovForms» et configurés à la même étape. Les services compétents sont impliqués en permanence dans le processus de numérisation lors de la création du formulaire. Lors d'ateliers d'exigences, il y a un échange avec les interlocuteurs techniques. Ceci est basé sur les informations recueillies à l'avance. Toutes les exigences individuelles pour le formulaire sont discutées et notées ici. Celles-ci peuvent ensuite être adaptées aux besoins concrets des demandeurs et de l'administration publique. En outre, ce premier prototype dépasse déjà les fonctions simples d'un PDF de formulaire classique.

Le formulaire élaboré en commun fait l'objet d'un nouvel examen approfondi, en étroite concertation avec l'exécutif spécialisé. À ce stade, le formulaire a déjà été intégré dans un environnement de test représentatif du WSP.NRW. Pour un dernier examen technique, la validation finale, il est présenté à l'exécution technique. La présentation aura lieu lors d'un rendez-vous commun avec l'interlocuteur technique et le prestataire informatique du MWIKE. À ce stade, des ajustements définitifs et nécessaires peuvent être apportés. Une fois cet examen terminé, le formulaire peut être intégré dans le WSP.NRW et relié à tous les services supplémentaires nécessaires (par exemple, le service de paiement ou l’attribution technique de la demande à l’autorité matériellement et localement compétente: système de billetterie, etc.).

La configuration du prototype de formulaire s'effectue dans le système de gestion de formulaires Low-Code (FMS Low-Code) GovForms/form.io. Par conséquent, la configuration est indépendante de l'intégration du formulaire dans le WSP.NRW et du déploiement partagé. Cette approche de la numérisation des services en ligne améliore l'efficacité. Ce n'est qu'au moment de l'intégration que le formulaire est inséré dans l'architecture de microservices du WSP.NRW. Il est enrichi de tous les composants nécessaires à une utilisation sans rupture de média du service en ligne. Cet enrichissement comprend, entre autres, l'identification et l'authentification au moyen de l'identifiant ELSTER ou via le compte de service.NRW ou la connexion à l'interface ePayment d'ePayBL pour permettre le paiement des frais administratifs dus.

Avant que le service en ligne ne soit débloqué dans le WSP.NRW final, il y a un autre test d'intégration. Le processus de numérisation est répété dans le cadre du déploiement avec les Länder participants et des formulaires sont élaborés en plusieurs boucles d'itération en fonction des besoins spécifiques de chaque Land. La portée du futur formulaire pour la première numérisation est déterminée par l'approche itérative. Cela signifie que le formulaire est un produit minimum viable (MVP) qui est constamment amélioré au cours des cycles de développement suivants.

Les maximes susmentionnées du modèle de procédure sont respectées dans toutes les étapes du processus des routes de numérisation. Les exigences fédérales relatives au service en ligne sont ainsi respectées: tant dans le cadre de la numérisation des services en ligne, dans le cadre de laquelle l'exécution professionnelle est collaborée, que dans le cadre de l'analyse préalable des prestations LeiKa devant faire l'objet d'une numérisation.