Digitalisaation tiet -lähestymistapa

Niin kutsutut digitalisointitiet käynnistettiin keväällä 2020. Ne olivat ja ovat lähtökohta verkkopalvelujen saatavuutta koskevan lain tehokkaalle täytäntöönpanolle. Digitalisaatioteitä sopeutetaan jatkuvasti kasvaviin olosuhteisiin ja haasteisiin. Ne luovat perustan verkkopalvelujen dynaamiselle tarjonnalle Nordrhein-Westfalenissa ja koko maassa ”yksi kaikille” -periaatteen (EfA-periaate) mukaisesti.

Digitointitiet kuvaavat sekä organisaatio- että tehdaspohjaista prosessimallia ja perustuvat neljään perusperiaatteeseen:

Dynamisointi: Tarjoa kaikki palveluluettelon (LeiKa) hallinnolliset palvelut WSP.NRW:n viitetoteutuksena – digitaalinen ja yhteiskäytettävissä kertakäyttöisenä (EfA-yhteiskäyttö).

• Markkinoiden kattavuus ja käyttäjien hyväksyntä: Julkisen sektorin digitaaliset yrityspalvelut vastaavat ulkoasultaan ja käsittelytavaltaan (look and feel) käyttäjien jokapäiväistä elämää intuitiivisen käyttäjäohjauksen merkityksessä. Lisäksi kehitetään kysyntään suuntautuneita elinkelpoisia vähimmäistuotteita (MVP).
  kustannustehokkuus: Digitalisointityön eksponentiaalinen vähentäminen suorituskyvystä suorituskykyyn.
• Systematisointi ja standardointi: Kehitetään kokemusta NRW: stä valtakunnalliseksi uudelleenkäytettäväksi prosessimalliksi sekä ristikkäisformaatin standardisointi lomakkeen rakentajassa.

Talous-, teollisuus-, ilmastonsuojelu- ja energiaministeriö (MWIKE) on mukana toteuttamassa LeiKa-palveluita osana digitalisaatioteitä. Tämä on tärkeää, jotta WSP.NRW:ssä voidaan tarjota verkkolomakkeita, jotka ovat teknisesti oikeita ja mukautettuja erikoissuorituksen tietovaatimuksiin.

Koordinointia ja rajatylittävää yhteistyötä varten perustettiin ohjausryhmiä kaikkia esiin nousevia kysymyksiä varten, ja Jour Fixe -päivämääristä sovittiin monialaisesti. Mukana on jatkuvasti erilaisia toimijoita: Erikoistuneet vankilat, kauppakamarien valtiolliset ja liittovaltion järjestöt sekä yhdistykset, kuten vapaiden ammattien yhdistys NRW ja liittovaltion vapaiden ammattien yhdistys e.V. sekä muut asiaankuuluvat sidosryhmät, kuten FITKO, KoSIT jne.

Teknisen selvennyksen yhteydessä kerätään tiedot kyseisestä palvelupaketista, mikä on olennaisen tärkeää teknisen/objektiivisen suunnittelun ja konfiguraation, myöhemmän integroinnin sekä lomakkeiden toimivuuden kannalta WSP.NRW:ssä. Ensimmäistä kertaa MWIKE:n tukena ovat erikoistuneen hallinnon (toimivaltaisten elinten) edustajat.

Alustava vaihe jakautuu erilaisten ja erillisten tietojen keräämiseen. Esiluodut ja standardoidut tulosasiakirjat täytetään yhdessä valittujen erikoistuneiden yhteyshenkilöiden kanssa. Tulosasiakirjoista käytetään nimitystä ”perusselvennys” ja ”tekninen selvennys”.

Alustavan vaiheen jälkeen edellä mainitut tiedot voidaan nyt arvioida ammattimaisesti ja teknisesti. IT-palveluntarjoajat ja MWIKE:n tekninen yhteyshenkilö tekevät tiivistä yhteistyötä asiantuntijaosaston kanssa teknisesti ja oikeudellisesti pätevän lomakkeen luomiseksi. Tämän olisi oltava käyttäjien kannalta ymmärrettävää, ja siinä olisi otettava huomioon erityissuorituksen erityistarpeet, eli siihen olisi sisällyttävä erityispalvelukokonaisuuden mukautettuja verkkoratkaisuja. Esi- ja lomakekonfigurointivaiheessa saatujen tietojen avulla käyttäjän työnkulussa voidaan määritellä tarvittavat tietokentät ja sovellukseen liittyvä näyttö.

Lomakkeet on suunniteltu käyttäen lomakkeenhallintatyökalua ”GovForms” matalan koodin tasolla ja konfiguroitu samassa vaiheessa. Vastuuelimet ovat lomaketta luodessaan jatkuvasti mukana digitointiprosessissa. Vaatimustyöpajoissa vaihdetaan tietoja teknisten yhteyshenkilöiden kanssa. Tämän perustana ovat etukäteen kerätyt tiedot. Kaikki lomakkeen yksilölliset vaatimukset käsitellään ja mainitaan tässä. Niitä voidaan sitten mukauttaa hakijoiden ja julkishallinnon erityistarpeisiin. Tämä ensimmäinen prototyyppi ylittää myös klassisen PDF-muodon yksinkertaiset toiminnot.

Yhteisesti laadittua lomaketta tarkastellaan uudelleen intensiivisesti tiiviissä yhteistyössä asiantuntijayksikön kanssa. Tällä hetkellä lomake on jo integroitu WSP.NRW:tä edustavaan testiympäristöön. Lopullisessa teknisessä tarkastuksessa, lopullisessa validoinnissa, se esitetään asiantuntijalle. Esitys tapahtuu yhdessä teknisen yhteyshenkilön ja MWIKE:n IT-palveluntarjoajan kanssa. Tässä vaiheessa voidaan tehdä vielä tarvittavat mukautukset. Kun tämä tarkistus on tehty, lomake voidaan liittää WSP.NRW:hen ja yhdistää kaikkiin tarvittaviin oheispalveluihin (esim. maksupalveluun tai hakemuksen tekniseen jakamiseen tosiasialliselle ja paikalliselle toimivaltaiselle viranomaiselle: lippujärjestelmä jne.).

Lomakkeen prototyyppi on konfiguroitu low-code form management system (Low-Code-FMS) GovForms/form.io -järjestelmässä. Näin ollen konfiguraatio on riippumaton lomakkeen integroinnista WSP.NRW:hen ja jakamista koskevasta säännöksestä. Tämä lähestymistapa verkkopalvelujen digitalisointiin lisää tehokkuutta. Vain integroinnin aikana lomake lisätään WSP.NRW:n mikropalveluarkkitehtuuriin. Se on rikastettu kaikilla tarvittavilla komponenteilla, jotka ovat välttämättömiä verkkopalvelun mediattomalle käytölle. Tämä rikastus sisältää muun muassa tunnistamisen ja todentamisen ELSTER ID:n tai palvelutilin kautta.NRW tai yhteyden ePayBL:n ePayment-rajapintaan erääntyneen hallintomaksun maksamisen mahdollistamiseksi.

Ennen kuin verkkopalvelu lopulta aktivoidaan WSP.NRW:ssä, on olemassa toinen integraatiotesti. Digitalisointiprosessi toistetaan käyttöönoton yhteydessä osallistuvien liittovaltioiden kanssa, ja lomakkeita kehitetään useissa iterointikierroksissa kunkin maan huolenaiheiden mukaisesti. Ensimmäisen digitoinnin tulevan muodon laajuus määräytyy iteratiivisen lähestymistavan mukaan. Tämä tarkoittaa, että muoto on vähimmäiskelpoinen tuote (MVP), jota parannetaan jatkuvasti myöhemmissä kehityssykleissä.

Edellä mainitut prosessimallin maksimit huomioidaan kaikissa digitointilinjojen prosessivaiheissa. Näin ollen verkkopalvelua koskevat liittovaltion vaatimukset täyttyvät: sekä verkkopalveluiden digitoinnissa, jossa asiantuntijatoteutus tehdään yhteistyössä, että digitoitavien LeiKa-palveluiden ammatti-oikeudellisessa esianalyysissä.